Introduktion
IT Minds ønsker en åben kultur, hvor alvorlige bekymringer kan rapporteres uden frygt for repressalier. Denne politik beskriver, hvordan indberetninger om kritiske forhold håndteres sikkert, fortroligt og professionelt.
Anvendelsesområde
Politikken gælder for alle ansatte, konsulenter, samarbejdspartnere og andre, der arbejder for eller med IT Minds. Den omfatter indberetninger om forhold, som ikke kan håndteres gennem almindelige kanaler og kræver særlig behandling.
Hvad kan rapporteres?
Du kan indberette forhold som:
- brud på lovgivning, interne regler eller etiske standarder
- korruption, bedrageri eller økonomiske uregelmæssigheder
- alvorlige sikkerhedshændelser eller datamisbrug
- trusler mod fysisk eller psykisk arbejdsmiljø
- forsøg på at skjule fejl, misbrug eller mistanke om uregelmæssigheder
Beskyttelse, fortrolighed og anonymitet
Alle indberetninger modtages og behandles uden negative konsekvenser for den person, der handler i god tro. Repressalier er ikke accepteret, og rapportører beskyttes i overensstemmelse med gældende lovgivning. Identitet og indhold behandles fortroligt, og oplysninger adskilles fra almindelige personaleforhold. Anonym rapportering respekteres, når det er muligt og lovligt.
Rapporteringskanal og process
Du kan rapportere via vores dedikerede whistleblower-kanal eller direkte til People & Culture. Hvis du ikke kan bruge den primære kanal, kan du kontakte People & Culture direkte eller få vejledning til alternative, fortrolige rapporteringsveje.
Ved indberetning bør du give så mange oplysninger som muligt om:
- hvad der er sket
- hvem der er involveret
- tidspunkt og sted
- dokumentation eller eksempler
Behandling og opfølgning
Indberetninger vurderes hurtigt og objektivt. Vi sigter efter at bekræfte modtagelsen inden 5 arbejdsdage. Sager prioriteres efter alvor, omfang og påvirkning. Vi kan involvere interne specialister, ledelse, ekstern rådgivning eller relevante myndigheder, når det er nødvendigt.
Når det er muligt, informerer vi indberetteren om status og resultat af behandlingen. Samtidig respekterer vi fortrolighed og beskytter alle involverede parters rettigheder.
Ansvar og governance
People & Culture er ansvarlig for behandlingen af whistleblower-indberetninger. Ledelsen sikrer, at processen er troværdig, sikker og i overensstemmelse med gældende regler.
Revision
Denne politik revideres mindst én gang om året og ajourføres ved ændringer i lovgivning, interne processer eller relevante erfaringer.